A eficiência e a produtividade nos processos da sua empresa dependem de alguns fatores, como: ter uma boa gestão do tempo, conhecer e aplicar as inovações tecnológicas e, principalmente, conhecer os pontos suscetíveis a falhas. Dessa forma, torna-se fundamental reduzir esses erros para evitar retrabalhos, reduzir custos e economizar recursos dentro de seus processos.
Identificar a origem desses erros, no entanto, pode não ser uma tarefa fácil. Diante disso, saber por que uma tarefa não está sendo executada da melhor forma é fundamental para desenvolver um plano de ação eficiente e, assim, resolvê-los. Neste blog vamos discutir e dar dicas de como reduzir as falhas nos processos da sua empresa.
Comunicação Efetiva
Em um dia de trabalho, muitos problemas são causados pela falta de comunicação entre os funcionários. Sem uma comunicação eficaz, as tarefas são difíceis de executar exatamente como pretendidas, levando ao fracasso.
Uma boa comunicação pode melhorar o clima organizacional, reduzir a rotatividade de funcionários, reduzir o retrabalho e, assim, aumentar a produtividade interna, são apenas alguns exemplos dos benefícios desse tema.
Principalmente nos dias atuais, na qual o trabalho a distância se tornou uma realidade, a comunicação se torna mais ainda um ponto que deve-se levar em consideração. Pode parecer simples, mas mensagens e emails mal redigidos podem prejudicar muito os resultados de uma empresa. Sendo assim, a atenção deve-se redobrar sobre como esta comunicação é estabelecida e uma boa saída é pesquisar ferramentas que ajudam em uma boa comunicação interna.
Alguns exemplos de ferramentas que podem ajudar na comunicação interna incluem:
- Trello: Trata-se de uma ferramenta flexível e bastante intuitiva focada na gestão de projetos, sejam eles individuais ou em equipe. Crie planos, organize fluxos de trabalho e monitore o andamento e a produtividade dos processos por meio de painéis interativos. Possui uma versão gratuita, que pode ser interessante para iniciantes que estão tentando esse tipo de comunicação.
- Slack: Esta ferramenta visa fornecer uma solução mais rápida, organizada e eficiente do que o e-mail. Organizadas por canais, as conversas ficam facilmente acessíveis e podem ser organizadas por projeto, equipe, escritório e departamento, ou seja, o Slack cria um ambiente virtual de trabalho propício para uma boa comunicação. Ele também tem uma versão de avaliação gratuita.
Automatização de processos
A automação de processos é uma excelente opção para aumentar a produtividade e reduzir erros e custos. Em nosso trabalho diário, muitas vezes nos deparamos com tarefas mecanizadas, repetitivas, de baixo valor e mais propensas a erros nas quais devemos nos concentrar para automatizar.
Alguns exemplos (como preenchimento de planilhas, coleta de dados, etc.) podem ser automatizados para reduzir a margem de erro. E a intenção é que reduza, também, custos e recursos humanos, para que estes sejam usados em outros setores, criando assim, esforços de alto valor e um aumento na produtividade da empresa.
Algumas das ferramentas utilizadas para automação de processos são:
- NFe.io: é uma ferramenta para criar e enviar automaticamente as notas fiscais da sua empresa. Ao automatizar esse processo, você só precisa se preocupar com a entrega do produto, economizando tempo, dinheiro e evitando enviar faturas erradas em qualquer caso.
- Sistemas de ERP: é uma tecnologia cuja função é integrar dados de diferentes departamentos de uma empresa. O objetivo aqui é dar aos funcionários uma visão geral da empresa para tomar decisões mais decisivas sobre os planos de desenvolvimento e expansão gradual de suas operações.
Capacitar a equipe
Muitos erros surgem devido ao mau uso dos recursos da empresa. A principal causa desses erros é a falta de treinamento da equipe para manusear as máquinas, computadores e seus softwares.
Por isso, é importante monitorar esse aspecto e receber treinamentos regulares com seus colaboradores. Para que haja expertise do grupo no domínio das ferramentas utilizadas no dia a dia da empresa e reduza o índice de erros causados por seu desconhecimento. Será notável que bons resultados virão com o domínio de seus associados devidamente treinados para suas funções.
Pensando nisso, monte um cronograma da empresa para treinamentos contínuos, invista em cursos que agreguem valor ao trabalho de seus colaboradores. Mas também acompanhe os resultados da sua empresa após o treinamento e analise o quanto eles são significativos para a redução de erros nas indústrias.
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos é uma ótima solução para empresas que possuem uma sequência lógica de atividades para realizar um produto. Ele se baseia em detalhar cada um desses processos minuciosamente para que o colaborador possa se guiar na execução daquela tarefa.
Desta forma, este documento apresentará o passo a passo do processo, listará os insumos necessários, o maquinário utilizado, explicará como manusear o equipamento, tudo de forma sequencial e lógica. Essa visão geral do processo torna mais clara a visão macro do que fazemos. Isso torna muito mais fácil identificar erros e, posteriormente, traçar planos de ação para tratar de forma assertiva essas falhas.
Da mesma forma, também fica mais fácil identificar pontos de melhoria que irão auxiliar em diversos fatores como: controle de qualidade, parâmetros, padronização e otimização de tarefas e insumos. O que ajudará a evitar problemas futuros. A ConsultEQ é uma empresa júnior de engenharia química especializada em mapeamento de processos com diversos cases na indústria alimentícia. Uma forma de fazer o mapeamento de processos é com a nossa ajuda. Para ajudar sua empresa a reduzir erros e falhas, entre em contato conosco!
Nós podemos te ajudar!
A ConsultEQ – Soluções e consultoria em Engenharia Química, é uma Empresa Júnior, atuante a mais de 8 anos no mercado, que realiza consultoria na área de Engenharia e na área empresarial.
Nossa empresa possui vasta experiência que irá ajudar seu negócio a reduzir os erros e otimizar seus processos! Contamos com uma equipe especializada, preços acessíveis e o apoio da Universidade Federal de Uberlândia. Entre em contato conosco e daremos o suporte necessário para a redução de falhas dentro da sua empresa.
