POP – Procedimento Operacional Padrão: o que é, como e por que adotar?

O POP é um documento que estabelece de forma detalhada um processo elencando aspectos como a seqüência de procedimentos, materiais a serem utilizados, cuidados a serem observados, responsáveis por cada etapa e quaisquer outras informações que sejam relevantes para a realização de uma tarefa dentro do padrão de qualidade esperado. Esse documento é específico para cada empresa e deve ser revisto periodicamente. O objetivo do POP é padronizar a realização de um processo, minimizando os erros, desvios e variações.

Você sabia que o McDonald’s prepara o Big Mac de forma padronizada em mais de 34 mil restaurantes no mundo todo? E por incrível que pareça, ele fica pronto em apenas um minuto e meio! Como tornar isso possível? A resposta é simples, através do Procedimento Operacional Padrão.

Como funciona o POP?

Esse documento deverá conter informações como o responsável pela execução de cada tarefa, os materiais utilizados nessa tarefa, uma listagem dos equipamentos da empresa, a descrição dos procedimentos necessários na produção e um roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos,tudo isso para uma boa funcionalidade do POP.

Qual o objetivo do POP?

O principal objetivo de um Procedimento Operacional Padrão, como o próprio nome já dá a entender, é padronizar a realização de um processo de forma a minimizar erros, desvios e variações. Dessa forma fica muito mais fácil garantir a qualidade do procedimento, seja ele qual for.

Quais os elementos de um POP?

Um POP no entanto é composto, principalmente, dos seguintes elementos:

  • Nome do procedimento;
  • Local de aplicação;
  • Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por nomes, a saber que estes podem mudar com o tempo;
  • Responsável pela elaboração do POP;
  • Materiais envolvidos na tarefa;
  • Documentação de referência, como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante;
  • Siglas devidamente descritas;
  • Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis por cada etapa;
  • Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade;
  • Perspectiva de revisão, ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisado — o que deve ser feito pelo menos anualmente.

Por que padronizar?

Já imaginou se cada franquia do McDonald’s preparasse esse lanche de forma diferente? Não haveria como garantir a qualidade, a eficiência e a segurança de todo o processo, não é mesmo?
Imagine que o funcionário responsável por determinada tarefa precisou se ausentar de forma inesperada. Certamente a empresa conta com outros funcionários capacitados para realizá-la, provavelmente nunca executaram o procedimento no dia a dia. Nesse cenário, se a empresa não conta com um POP em relação àquela tarefa, pode estar diante de um drama ou de, no mínimo, um bom prejuízo. Em contraste, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão detalhado, a substituição será feita sem maiores problemas, salvo que cada passo estará devidamente descrito, como um guia para o substituto seguir á risca.

Quais os benefícios desse documento?

Os principais benefícios são:

  • Diminuição do risco de comprometer a produção devido a imprevistos;
  • Assegura a qualidade do seu produto ou seviço, garantindo a satisfação do cliente;
  • Reduz as perdas com gastos de materiais no decorrer do processo de produção;
  • Ameniza os prejuízos;
  • Melhora o seu índice de competitividade com a concorrência.

Portanto o POP é de suma importância para que os processos da empresa sejam otimizados, mantendo a qualidade do serviço ou produto. Contudo, para que o Procedimento Operacional Padrão funcione de forma efetiva, é necessário que o mesmo seja realizado da maneira correta. A ConsultEQ conta com uma equipe capacitada e comprometida, amparada pela Universidade Federal de Uberlândia, professores doutores, além de possuir preços significativamente abaixo do mercado. Entre já em contato conosco!

 

Escrito por: Gabriela Alcarria

 

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