Mapeamento de processos, tudo o que você precisa saber!

Ter um mapeamento de processos, é fundamental para alcançar bons resultados e para uma melhor identificação dos desperdícios ao longo das atividades dos processos.

A falta de conhecimento claro sobre o processo e a interdependência das etapas que o compõe, leva muitas vezes a erros, como a repetição de tarefas e consequentemente perda de tempo e dinheiro.

De acordo com Jairo Martins, Superintendente Geral da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ), “para que um negócio possa lucrar e tornar-se sólido e sustentável é preciso estruturá-lo em processos principais e de apoio”.

Portanto, ter um mapeamento de processos na sua empresa é necessário para que se obtenha uma melhoria constante!

 

Mas afinal, o que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de processos,ou Process Mapping, é um modelo de gestão, que visa entender de forma simples como são os processos de uma empresa, apresentando cada etapa da operação através de fluxogramas.

As atividades de um processo são conectadas através de setas e variam seu posicionamento no fluxo dependendo dos responsáveis. Assim, é possível entender a dinâmica entre elas e identificar pontos de melhorias, determinando as causas de cada problema.

Assim, realizar o mapeamento de processos implica em registrar, documentar e diagramar todos os fluxos de trabalho de uma empresa ou área.

 

Mapeamento de Processo é a mesma coisa que Fluxograma?

Não, o fluxograma é uma das ferramentas para fazer um bom mapa de processos. Podendo ser usado como suporte para atividades internas dos departamentos, para registros formais em sistema corporativo ou documento padrão e para desenho de sistemas de Workflow.

Já o Process Mapping é um modelo para usar em definição de papéis e responsabilidades, na fácil identificação de desperdícios, na identificação de erros através de convergências de fluxo e como ferramenta de análise crítica das atividades.

Resumindo: o fluxograma é melhor utilizado em processos internos. No caso do mapeamento, é melhor aplicado para o processo como um todo, ou seja, de forma global. Podendo usar de ferramentas como o fluxograma para isso.

 

Como vou saber que estou precisando de um mapeamento de processos?

Se você tem dificuldades em analisar as etapas do seu processo, e se questiona sobre as quantidades de matérias-primas utilizadas, o tempo de execução de cada etapa, a quantidade de perdas e a eficiência do seu processo em geral, significa que há a necessidade de fazer um mapeamento.

Como o mapeamento de processos pode contribuir para o crescimento da sua empresa?

Entre seus benefícios estão:

  • Elimina tarefas desnecessárias;
  • Reduz os atrasos ou retrabalhos;
  • Esclarece os papéis dentro do processo;
  • Reduz custos e automatizar rotinas;
  • Muda processos com rapidez de forma a torná-los mais ágeis;
  • Padroniza em conformidade com as melhores práticas de produção, gerando maior transparência;
  • Traz maior controle e monitoramento;
  • Oferece melhor satisfação e resposta do cliente quanto ao produto/serviço entregue.

 

Quer saber mais sobre como mapear pode ajudar a sua empresa? Já fizemos um post explicando, confira aqui.  

Como mapear os processos?

1. Estabeleça os limites do processo

Comece definindo onde começa e termina o processo. É importante mapear o fim de todo processo,mesmo que este tenha mais de um final.

 

2. Liste as etapas intermediárias do processo

Agora que você conhece o inicio e o fim do seu processo,  comece a listar as tarefas que levam a conclusão do processo.

Lembre-se de ordená-las. Use uma ação para começar a descrever cada etapa/tarefa.

3.Use símbolos

Certifique-se de que está usando os símbolos apropriados para mapear as etapas de seus processos. Defina uma forma para cada coisa.

Por exemplo,use os símbolos ovais para o início e fim do processo, retângulos para tarefas e etapas, diamantes para pontos de decisão e setas para marcar o fluxo da direção do processo.

Se o processo que você está mapeando é cíclico, verifique se ele está fechado, levando você de volta ao início.

 

4. Revise o processo mapeado

Verifique se o processo está completo e contém todas as informações pertinentes. Revise todas as etapas listadas.

5. Acompanhe e otimize

Acompanhe-o e veja se está realmente sendo executado da maneira esperada. Os envolvidos realmente seguem o fluxo ideal? Existem passos perdidos/redundantes que podem ser cruzados?

 

Como não errar no mapa de processos?

Para que o mapeamento seja feito de forma correta o gestor deve estar sempre atento a metodologia, por ser essa uma ferramenta essencial na análise.

Outro ponto importante é não desconsiderar nenhuma área do processo. Lembre-se o objetivo principal é ver de uma forma global a relação entre as tarefas.

Faça um questionário, que funcionará como um check-list do mapeamento de processos. Nele pode conter tópicos como os listados a seguir.

  • Primeiro observe as Etapas, como por exemplo: Quais são as entradas do processo? Quais são as saídas? Quais são as metas? Quais são os problemas? Quais são as regras? Quais são os riscos? Qual relação dessa etapa com as demais?
  • Depois observe a justificativa: por que e para que esse processo existe?
  • Em seguida, quais serão os locais: onde é planejado? Onde é executado?
  • Agora é o tempo: quando é planejado? Quando é executado?
  • É a hora das responsabilidades: Quem executa? Quem gerencia? Quem fornece?
  • E por fim quais são os métodos: como e quanto é planejado? Como e quanto é executado? Como e quanto está o desempenho do processo?

Não tenha medo de mudanças no negócio. Fazer melhorias graduais é a chave para executar processos eficientes e orientados para resultados.

Com um mapa de processos claro, fica mais fácil ver o funcionamento do sistema, de forma ampla, e consequentemente sugerir mudanças para aumentar o desempenho do negócio.

 

COMO A CONSULTEQ PODE TE AJUDAR?

E aí, acha que está tendo muita perda no seu processo? Que sua empresa está precisando de um mapeamento? A ConsultEQ pode te ajudar a otimizar sua produção e alavancar seus resultados. Nós realizamos o mapeamento de processos com excelência! E ainda contamos com preços acessíveis e com uma equipe especializada em propor soluções inovadores.

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